Fixed Price en meerwerk

shutterstock_301149845Laatst was het weer raak; een aanbesteding wordt gewonnen door een leverancier op basis van een lage inschrijfprijs en na het project komt een fikse rekening  voor meerwerk. Meer dan 2 keer de originele opdrachtwaarde!!

Het is al sinds jaar een dag een bekend
fenomeen en met name in de ICT branche. Projecten voor het ontwikkelen van software en systemen worden in concurrentie tegen scherpe tarieven en sommen aangenomen. Na het contract worden werkzaamheden zo veel als mogelijk aangemerkt als ‘meerwerk’ en aanvullend in rekening gebracht. Projecten lopen uit in tijd en in kosten. Het is een truc van leveranciers om zo veel mogelijk aan hun opdrachtgevers te verdienen.

Vanuit inkoopperspectief is het dus zaak om daar bij voorbaat paal en perk aan te stellen in het recente voorbeeld is er in de aanbesteding rekening mee gehouden. Inschrijvers kregen op basis van een gedetailleerd uitgewerkt functioneel ontwerp (FO) de gelegenheid om op basis van een vaste prijs de bouw van een website uit te voeren. Middels een vragenronde kregen ze uitgebreid de mogelijkheid vragen te stellen. In de begeleidende overeenkomst en (ARBIT 2014) inkoopvoorwaarden staat duidelijk vermeld wat er opgeleverd dient te worden en wat verstaan wordt onder elementen als meerwerk en acceptatie.

De inschrijver die op basis van EMVI de aanbesteding won had tevens veruit de laagste prijs. Daarom werd een verificatieronde ingelast om met deze inschrijver vast te stellen wat de wederzijdse verwachtingen waren. Een verslag hiervan met een hernieuwde planning met een aangepaste (fatale!!) oplevertermijn werd opgenomen in het uiteindelijke contract.

Gedurende het project blijkt de betreffende leverancier de vastgelegde oplevertermijn niet te kunnen halen en verantwoord dat als zijnde meerwerk. Bij beoordeling van het meerwerk is naar mening van de opdrachtgever geen sprake van meerwerk als gevolg vaneen wijziging op de scope van de opdracht en kan deze niet in rekening gebracht worden. Vervolgens legt de leverancier het werk neer en houdt de broncode achter in afwachting van betaling van het meerwerk.

Wat gaat hier nu mis? Wat is de rol van inkoop en had deze gang van zaken voorkomen kunnen worden?

Vanuit inkoop kan ik alleen maar adviseren om met een dergelijke leverancier kort op de bal te spelen. Continue monitoren van de voortgang en bij eventuele claims van meerwerk of uitloop in de doorlooptijd een onderbouwing te laten opstellen van de oorzaken. Indien deze niet het gevolg zijn van een gewijzigde vraag of omissie van opdrachtgever dient een dergelijke claim afgewezen te worden. Mocht een leverancier dan toch niet willen opleveren volgt een ingebrekestelling. Daarna zo snel mogelijk een sommatie en schadeclaim gevold door een kort geding voor het opleveren van broncode en andere afgesproken leveringen. De ervaring heeft mij geleerd dat dergelijke leveranciers alleen luisteren naar de taal van het juridische zwaard.